LOI DE PROTECTION AFFECTANT HEAMAN COMMUNICATION SERVICES

Heaman Communication Services (HCS) fait parti du secteur commercial donc est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (janvier 2001). HCS fait aussi parti du secteur de la santé donc est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Ces lois gouvernent la façon dont HCS protège les renseignements personnels sur la santé ainsi que d’autres renseignements personnels.

Définitions de « renseignements personnels sur la santé »

Selon la Loi, les renseignements personnels sur la santé soit ecrits ou oraux d’un individu sont:

• tout renseignement ayant trait à la santé physique ou mentale d'un particulier, y compris les antécédents de sa famille en matière de santé

• tout renseignement relatif aux services de santé fournis à un individu, notamment à l’identification d’une personne comme fournisseur de soins de santé de ce dernier;

• un plan de service pour un individu qui requiert des soins de longue durée

• tout renseignement recueilli dans le cadre des paiements relatifs aux soins de santé fournis à un individu ou à son admissibilité à ces soins

• le numéro d'assurance-maladie; ou

• l’identification d’un mandataire spécial d’un particulier 2004, chap.3, annexe A, par. 4(1) c’est-à-dire, une personne nommée par le commissaire aux personnes vulnérables afin de prendre des décisions au nom d'une personne vulnérable qui n'est pas en mesure de le faire

• tout autre renseignement recueilli fortuitement lors de la prestation de services de santé à l'individu

DÉFINITION DE TOUT AUTRE INFORMATION PERSONNELLE

L'information personnelle inclut des informations identifiables d’un individu s’agissant de caractéristiques personnelles (par exemple genre, age, l'adresse à domicile ou le numéro de téléphone, la situation de famille, ethnicité) ou de leurs activites et opinions (par exemple religion, politique, opinion exprimée par un individu, opinion ou évaluation d’un particulier). L'information d'affaires (par exemple l'adresse commerciale d'un individu et le numéro de téléphone) n'est pas protégée par la politique sur la protection des renseignements personnels.

QUI SOMMES-NOUS?

Notre organisation, Heaman Communication Services, incluent plus que quarante orthophonistes sous contrat ainsi que cinq personnels de soutien. Nous utilisons un certain nombre de consultants et d'agences qui ont pu, au cours de leurs fonctions, avoir un accès limité à l'information personnelle que nous tenons. Celles-ci incluent des orthophonistes, des comptables, des consultants en informatique, des nettoyeurs et des avocats. Nous limitons leur accès à toute information personnelle que nous tenons autant qu'est raisonnablement possible. Ils doivent également passer un accord de protection avec nous.

NOUS RASSEMBLONS L'INFORMATION PERSONNELLE : BUTS PRIMAIRES

Comme tous les orthophonistes, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels afin de mieux servir nos clients. Notre but primaire pour lequel nous rassemblons cette information personnelle est de fournir des services orthophoniques. Par exemple, nous receuillons des informations au sujet de votre histoire médicale qui seront pertinentes à la communication ou à la dysphagie et nous aideront à offrir des methodes d’intervention plus appropriées et plus efficaces. Un deuxième but primaire est d'obtenir un niveau de base de votre communication ou de votre dysphagie afin de suivre le progrès ou le changement après une période de temps.

NOUS RASSEMBLONS L'INFORMATION PERSONNELLE : BUTS SECONDAIRES ET RELIÉS

Comme la plupart des organisations, Heaman Communication Services receuille, utilise et communique des informations pour d'autres buts. Les exemples les plus communs sont comme suit (veuillez demander pour une version de texte de cette politique pour une liste complète) :

• Pour évaluer nos services et les performances de notre personnel ou entrepreneurs

• Pour nous permettre de rencontrer les règlements adoptés par l’Ordre. L’Ordre des orthophonistes et audiologistes de l’Ontario peut inspecter nos dossiers et compléter des entretiens avec notre personnel afin d’assurer le maintien de programmes et de normes garantissant la qualité d’exercice de la profession dans l’interet public.

• Pour fournir des informations aux débiteurs de tiers (par exemple Centre d'accès aux soins communautaire) quand ils payent les services que vous recevez de nous.

Si vous choisissez de ne pas faire partie de certains de ces buts secondaires ou reliés, s’il vous plait avertissez-nous de sorte que nous puissions prendre les mesures appropriées autant que possible.

LA PROTECTION DE L'INFORMATION PERSONNELLE

Nous comprenons l'importance de protéger l'information personnelle. Pour cette raison, nous avons pris des mesures organisationnelles, physiques et technologiques pour s'assurer que votre information demeure protégée. Notre personnel est formé pour receuillir, utiliser et communiquer l'information personnelle selon les besoins nécessaire pour accomplir leurs fonctions et selon notre politique de protection. Les consultants externes doivent passer un accord de protection avec nous.

DÉPOSITAIRES DE RENSEIGNEMENTS SUR LA SANTÉ

Les « dépositaires de renseignements sur la santé » sont définis comme étant des personnes qui ont la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé dans le cadre de l’exercice de leurs pouvoirs ou de leurs fonctions. Les dépositaires comprennent notamment les personnes suivantes :

• les praticiens de la santé, y compris les travailleurs sociaux qui offrent des soins de santé et toute autre personne dont la fonction première est d’offrir des soins de santé contre rémunération;

• les fournisseurs de services au sens de la Loi sur les soins de longue durée;

• les sociétés d’accès aux soins communautaires;

• les personnes qui exploitent ou administrent les entreprises suivantes :

  • hôpitaux, établissements de santé autonomes, établissements psychiatriques et hôpitaux privés,

  • foyers de bienfaisance et foyers d’accueil pour personnes âgées, maisons de soins infirmiers, et maisons de soins au sens de la Loi de 1997 sur la protection des locataires,

  • pharmacies,

  • laboratoires et centres de prélèvement,

  • services d’ambulance,

  • foyers de soins spéciaux, et

  • centres, programmes ou services de santé communautaire ou de santé mentale;

• les coordonnateurs de placement pour les foyers de bienfaisance pour personnes âgées agréés, les foyers pour personnes âgées et les maisons de soins infirmiers;

CONSENTEMENT

Le consentement est l’exigence de base pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé (RPS), sous réserve de quelques exceptions circonscrites. Pour être valable, le consentement doit être éclairé et volontaire, ne pas être obtenu par tromperie ou par contrainte, être lié aux RPS en question et être donné par l’intéressé.

Le consentement peut être explicite (orale ou écrite) ou implicite. De façon générale, les dépositaires (HCS) qui offrent des soins de santé peuvent s’appuyer sur le consentement implicite du particulier pour ce qui est de la collecte, l’utilisation et la divulgation des RPS dans le cadre de la prestation des soins de santé.

Selon la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), la divulgation des RPS peut se produire sans consentement dans les circonstances suivantes:

• à d'autres praticiens ou fournisseurs de services de la santé

• afin de confirmer la présence, l'endroit et l'état de santé générale d'un client dans un établissement de santé à condition que le client n'ait pas d’objection quand donné une occasion de faire ainsi

• pour des buts d'audit ou d'accréditation

• pour adresser un risque significatif d’un mal corporel grave à une autre personne ou un groupe

• pour quelques buts de planification et de gestion de santé

• pour aider la surveillance des fonds publics de la santé

Toutefois, si un dépositaire divulgue des RPS à un non-dépositaire (soit un employeur ou une école), il doit obtenir le consentement exprès de l’intéressé. Ainsi, le particulier concerné doit expressément consentir à ce que le dépositaire divulgue des RPS à une compagnie d’assurance ou à un employeur. La même règle s’applique si un dépositaire divulgue des RPS à un autre dépositaire, mais à des fins autres que la prestation de soins de santé.

LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION D'INFORMATION PERSONNELLE

L’Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l'Ontario exige que nous conservons nos dossiers de client pour 10 années après la dernière visite ou dans le cas d'un enfant, pour 10 années après le 18ème anniversaire de l'enfant. Nous allons détruire nos dossiers dans un délai de trois mois de ce temps. Ces dossiers incluent l'information de contact.

VOUS POUVEZ CONSULTER VOTRE INFORMATION

Vous avez le droit de voir quelle information personnelle nous tenons à votre sujet, avec seulement quelques exceptions. Tous ce que vous devez faire c’est demander. Nous pouvons vous aider à identifier les dossiers détenus à votre sujet . Nous essayerons également de vous aider à comprendre l’information que vous ne comprenez pas (par exemple des abréviations). Nous nous réservons le droit de charger une somme nominale pour de telles demandes.

AVEZ-VOUS UNE QUESTION OU une préoccupation ?

Vous pouvez faire parvenir toute question ou préoccupation portant sur cette politique relative aux renseignements personnels au chef de la Protection des renseignements personnels, Heather Heaman et elle peut être rejoint à :

278-4 Main St. North | Uxbridge, Ontario | L9P 1X4 | téléphone (905) 852-0171 x 321

Si vous souhaitez faire une plainte officielle au sujet de nos pratiques de protection, vous pouvez la faire par écrit à notre chef de la Protection. Elle va vous notifier lorsqu’elle reçoit votre plainte; assurez-vous qu'on l'examine promptement et que vous allez recevoir une décision formelle et des raisons par écrit.

Si vous avez un souci concernant le professionnalisme ou la compétence de nos services ou la capacité mentale ou physique d'un individu de notre personnel professionnel, nous vous demanderions de discuter ces soucis avec nous. Cependant, si nous ne pouvons pas satisfaire à vos soucis, vous êtes autorisé à porter plainte à notre organisme de normalisation :

College of Audiologists and Speech-Language Pathologists of Ontario

Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l’Ontario

160 Bloor Street East | Suite 1125 | Toronto, Ontario |M4W 1B9

Telephone (416) 975-5347 | 1-800-993-9459 | fax (416) 975-8394 | www.caslpo.com

Cette politique est formulée sous la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Ces lois sont complexes et donnent d’autres exceptions aux principes de protection qui ne sont pas tous detaillés. Il y a quelques exceptions rares aux engagements présentés ci-dessus.

Pour des enquêtes plus générales concernant la protection d’information personnelle sur la santé, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l’Ontario surveille l'administration de la législation de protection dans le secteur de santé. Le commissaire agit en tant qu'un Ombudsman pour le cas de protection contesté. Vous pouvez communiquer avec le bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée (CIPVP) par:

2, rue Bloor Est | Bureau 1400 | Toronto, Ontario | M4W 1A8

Téléphone (416) 326-3333 | 1 800- 387-0073 | Télécopieur (416) 325-9195 | TTY (416)325-7539

www.ipc.on.ca

Pour des enquêtes générales concernant la protection de toute autre information personnelle, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada surveille l’administration de la législation de protection dans le secteur privé. Le commissaire agit en tant qu'un Ombudsman pour le cas de protection contesté. Vous pouvez communiquer avec le bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada par:

112, rue Kent | Place de Ville | Tour B | 3ième étage | Ottawa, Ontario | K1A 1H3

Téléphone (613) 995-8210 | 1-800-282-1376 | Télécopieur (613) 947-6850 | TTY (613) 992-9190

www.privcom.gc.ca